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Política de Privacidad

Plataforma Bakoffice AI · Tratamiento de datos de clientes, representantes y usuarios

Versión 1.0 · Fecha de última actualización: 03/07/2026

1. Responsable del tratamiento

De conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), le informamos de quién trata sus datos:

  • Responsable / Titular: Avantris, S.L. (en adelante, "Avantris").
  • NIF: B88881875.
  • Domicilio social: Calle Ausiàs Marc, 141, 2-4, 08013 Barcelona (España).
  • Correo electrónico de contacto: contact@bakoffice.ai.
  • Delegado de Protección de Datos (DPO): Atico 360.

2. Ámbito de esta Política

2.1. Esta Política se aplica al tratamiento de datos personales de las personas de contacto del Cliente, de los Usuarios de la Plataforma y de quienes se comunican con Avantris o navegan por su sitio web, respecto de los cuales Avantris decide los fines y medios del tratamiento (es decir, actúa como responsable).

2.2. Cuando el Cliente introduce en la Plataforma datos personales de terceros (por ejemplo, de sus propios clientes o potenciales clientes), el Cliente es el responsable del tratamiento y Avantris actúa como encargado, conforme al Acuerdo de Encargo del Tratamiento. En ese caso, corresponde al Cliente informar a dichos interesados y disponer de una base jurídica válida.

3. Datos que tratamos

Según la relación que mantenga con nosotros, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

  • Datos identificativos y de contacto: nombre, apellidos, cargo, empresa, correo electrónico, teléfono.
  • Datos de cuenta y de uso: credenciales, registros de acceso, configuración, actividad en la Plataforma.
  • Datos de facturación: razón social, NIF, dirección, datos de pago y de facturación.
  • Datos de navegación: dirección IP, identificadores de dispositivo y cookies o tecnologías similares (ver Política de Cookies).
  • Comunicaciones: contenido de las solicitudes de soporte o consultas que nos remita.

4. Finalidades y bases jurídicas

Tratamos sus datos para las siguientes finalidades, sobre las bases de legitimación indicadas:

  • Prestación de los Servicios y gestión de la relación contractual — base: ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD).
  • Gestión administrativa, facturación y cobro — base: ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.b y 6.1.c RGPD).
  • Soporte y atención de consultas — base: ejecución del contrato o interés legítimo (art. 6.1.b y 6.1.f RGPD).
  • Seguridad de la Plataforma y prevención del fraude — base: interés legítimo (art. 6.1.f RGPD).
  • Cumplimiento de obligaciones legales (fiscales, contables) — base: obligación legal (art. 6.1.c RGPD).
  • Comunicaciones comerciales sobre nuestros productos y servicios — base: consentimiento o interés legítimo cuando exista relación contractual previa, pudiendo oponerse en cualquier momento (art. 6.1.a y 6.1.f RGPD; art. 21 LSSI-CE).

5. Plazos de conservación

5.1. Conservaremos los datos mientras se mantenga la relación contractual y, una vez finalizada, durante los plazos de prescripción de las posibles responsabilidades (con carácter general, hasta 3 años) y los exigidos por la normativa fiscal y mercantil.

5.2. Los datos tratados sobre la base del consentimiento se conservarán hasta que este se retire.

6. Destinatarios y encargados de tratamiento

6.1. Para prestar los Servicios, podemos comunicar datos o dar acceso a proveedores que actúan como encargados de tratamiento por cuenta de Avantris, entre ellos:

  • Proveedores de alojamiento e infraestructura en la nube.
  • Proveedores de modelos y servicios de inteligencia artificial de terceros.
  • Proveedores de soporte, comunicación y analítica.
  • Proveedor de servicios de pago: Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. y entidades de su grupo), para el procesamiento de los pagos mediante tarjeta y adeudo directo SEPA.

6.2. Avantris suscribe con dichos proveedores los correspondientes acuerdos de encargo de tratamiento conforme al art. 28 RGPD. La relación actualizada de encargados puede solicitarse en contact@bakoffice.ai.

6.3. También podremos comunicar datos a las autoridades, administraciones u órganos judiciales cuando exista obligación legal.

6.4. En relación con los pagos, Stripe puede actuar como responsable del tratamiento independiente respecto de determinadas finalidades propias (por ejemplo, prevención del fraude y cumplimiento de sus obligaciones regulatorias), conforme a su propia política de privacidad.

7. Transferencias internacionales de datos

Algunos de nuestros proveedores (por ejemplo, de inteligencia artificial o de infraestructura) pueden estar ubicados fuera del Espacio Económico Europeo. En tales casos, Avantris garantiza que la transferencia se ampara en una decisión de adecuación de la Comisión Europea o en garantías adecuadas, como las Cláusulas Contractuales Tipo, conforme a los artículos 44 y siguientes del RGPD. Puede solicitar información sobre estas garantías en contact@bakoffice.ai.

8. Derechos de las personas interesadas

Puede ejercer los siguientes derechos en relación con sus datos personales:

  • Acceso, rectificación y supresión.
  • Limitación del tratamiento y oposición.
  • Portabilidad de los datos.
  • Retirada del consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo.

Para ejercer estos derechos puede dirigirse a contact@bakoffice.ai, indicando el derecho que desea ejercer y acompañando, si fuera necesario, copia de un documento que acredite su identidad. También puede contactar con el Delegado de Protección de Datos (Atico 360).

Asimismo, le asiste el derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) (www.aepd.es) si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa.

9. Decisiones automatizadas y uso de inteligencia artificial

Avantris no adopta decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o significativos sobre usted en el marco de esta Política. La Plataforma utiliza inteligencia artificial para apoyar tareas de back office del Cliente, correspondiendo a este la supervisión humana y la decisión final sobre los Resultados.

10. Medidas de seguridad

Avantris aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, conforme al art. 32 RGPD, incluyendo control de accesos, cifrado cuando proceda, registro de actividad y procedimientos de gestión de incidentes.

11. Modificaciones de esta Política

11.1. Avantris podrá actualizar esta Política para adaptarla a cambios normativos, técnicos u operativos, informando de ello a través de la Plataforma o por correo electrónico.

11.2. Cuando una modificación implique un nuevo tratamiento basado en su consentimiento, este se recabará mediante un acto afirmativo claro. La falta de respuesta o la inactividad no se considerarán consentimiento.

Avantris, S.L. · NIF B88881875